Mundësi Punësimi: Zyrtar/e i/e i Lartë për Administratë dhe Prokurim

Pozita	Zyrtar/e i/e i Lartë për Administratë dhe Prokurim
Periudha e punësimit (Prej – Deri)	Qershor/korrik 2022	Dhjetor 2023 (me mundësi vazhdimi)

Për KCSF-në
Fondacioni Kosovar për Shoqëri Civile (KCSF), është organizatë udhëheqëse në përkrahjen e nismave qytetare në Kosovë që nga viti 1998. KCSF ofron fonde për shoqërinë civile nëpërmjet mekanizmave e sistemeve të avancuara të dhënies së granteve, ndërton kapacitete e dije për sektorin nëpërmjet Qendrës së KCSF-së, si dhe mbron dhe shtyn përpara hapësirën për qytetari dhe ambientin e veprimit të shoqërisë civile në Kosovë dhe më gjerë, nëpërmjet hulumtimit të politikave, avokimit dhe mobilizimit të sektorit. KCSF beson që një shoqëri civile e fuqishme me përfshirje të vërtetë të qytetarëve në punën e vet është element kyç për një qeverisje gjithëpërfshirëse, transparente dhe llogaridhënëse, e që kontribuon në shndërrimin e Kosovës në një shoqëri demokratike me perspektivë të integrimit europian dhe me një situate të avancuar socio-ekonomike.

KCSF kërkon : Zyrtar/e të Lartë për Administratë dhe Prokurim për punësim me orar të plotë.

Për pozitën
Zyrtari/ja i/e lartë për Administratë dhe Prokurim, në bashkëpunim të ngushtë me Drejtoren për Administratë dhe Financa, do të jetë përgjegjës/e për udhëheqjen e proceseve kryesore administrative të KCSF-së që kanë të bëjnë me prokurimin e mallrave dhe shërbimeve, si dhe kontratave me furnitorë dhe konsulentë, duke siguruar respektimin e plotë të të gjitha procedurave të brendshme të KCSF-së, të donatorëve dhe legjislacionit në fuqi. Në këto detyra, zyrtari/ja do të ketë rol udhëheqës, mbikëqyrës, koordinues dhe zbatues, varësisht nga detyrat dhe proceset specifike.
Gjithashtu, zyrtari/ja i/e lartë për Administratë dhe Prokurim do të ketë rol koordinues dhe ndihmës në procesin e rekrutimit të stafit të KCSF-së, duke siguruar përkrahje administrative për komisionet vlerësuese, duke ndihmuar dhe udhëzuar në vazhdimësi për përdorimin e proceseve, formularëve dhe procedurave të duhura dhe arkivimin e duhur të tyre, si dhe komunikimin me aplikues. Zyrtari/ja do të ketë rol të ngjashëm edhe në procesin e vlerësimit të rregullt të performancës së stafit të KCSF-së, duke siguruar përkrahje administrative për mbikëqyrësit në vlerësimin e performancës për vartësit e tyre.
Si pjesë e rëndësishme e Departamentit të Administratës dhe Financave, nga zyrtari/ja i/e lartë për Administratë dhe Prokurim pritet rol proaktiv në përcjelljen e vazhdueshme të proceseve, analizimin dhe identifikimin e problemeve në fushat e veta të përgjegjësisë, përcjelljen e trendëve të zhvillimit të këtyre fushave dhe propozimin e rekomandimeve për përmirësim, si dhe përcjelljen e legjislacionit relevant për të siguruar që puna administrative e KCSF-së është në përputhje të plotë me obligimet ligjore dhe praktikat më të mira vendore e ndërkombëtare.
Zyrtari/ja i/e Administratës dhe Prokurimit do t’i ketë këto detyra dhe përgjegjësi:

• Udhëheq dhe zbaton aktivitetet e prokurimit të KCSF-së, në përputhje me Rregulloren dhe procedurat e prokurimit, përfshirë:
• koordinimin dhe mirëmbajtjen e rregullt të planeve mujore të prokurimit,
• analizimin e vazhdueshëm të aktiviteteve të prokurimit të KCSF-së, identifikimin e çështjeve kryesore, si dhe përmirësimin dhe zhvillimin e dokumenteve, proceseve e procedurave të prokurimit të KCSF-së,
• udhëzimin dhe trajnimin e stafit,
• ndihmën e drejtpërdrejtë dhe mbikëqyrjen në përgatitjen e dosjeve të prokurimit,
• shërbimet e përgjithshme administrative për komisionet vlerësuese të prokurimit,
• komunikimin me ofertues, nga shpalljet publike deri te nënshkrimi i kontratës,
• verifikimin e zbatimit të duhur të procedurave të prokurimit për të gjitha blerjet dhe shërbimet e KCSF-së,
• mirëmbajtjen e dokumentacionit të plotë të prokurimit;

• Udhëheq përgatitjen dhe mbikëqyrjen e zbatimit të kontratave për shërbime të KCSF-së, në përputhje me Rregulloret e brendshme, legjislacionin në fuqi dhe praktikat më të mira, përfshirë:
  • mirëmbajtjen e rregullt të sistemit të kontratave për blerje dhe shërbime të KCSF-së,
  • analizimin e vazhdueshëm të proceseve të kontraktimit të blerjeve dhe shërbimeve të jashtme të KCSF-së, identifikimin e çështjeve kryesore, si dhe përmirësimin dhe zhvillimin e dokumenteve, proceseve e procedurave të kontraktimit të KCSF-së,
  • përgatitjen e kontratave për blerje dhe shërbime,
  • mbikëqyrjen e zbatimit të duhur të aspekteve procedurale të kontratave të KCSF-së, përfshirë kushtet e pagesës, afatet, furnitorët, etj.,
  • mirëmbajtjen e rregullt të profileve të furnitorëve dhe kontraktorëve të KCSF-së;
• Ndihmon në zbatimin e procedurave të rekrutimit të stafit të KCSF-së, në përputhje me Rregulloren dhe procedurat e rekrutimit, përfshirë:
  • mirëmbajtjen e rregullt të sistemit të rekrutimit të stafit të KCSF-së,
  • analizimin e vazhdueshëm të proceseve të rekrutimit të stafit të ri të KCSF-së, identifikimin e çështjeve kryesore, si dhe përmirësimin dhe zhvillimin e dokumenteve, proceseve e procedurave të rekrutimit të KCSF-së,
  • përgatitjen e dokumentacionit standard për shpalljet për pozita të lira,
  • udhëzimet e përgjithshme dhe ndihmën e drejtpërdrejtë për komisionet vlerësuese të rekrutimit,

• komunikimin me aplikues, nga shpalljet publike deri te nënshkrimi i kontratës së punës,

• prezantimet fillestare të përgjithshme për stafin e ri,
• mirëmbajtjen e dokumentacionit të plotë të proceseve të rekrutimit;

• Përcjellë zhvillimet në legjislacionin relevant në Kosovë për prokurim, punë dhe çështje tjera të administratës dhe siguron interpretimin dhe përfshirjen e duhur në dokumentet dhe praktikat e punës të KCSF-së;
• Përcjellë trendët e zhvillimit në fushat relevante dhe propozon zgjidhje për përmirësim të dokumenteve, procedurave e praktikave të KCSF-së;
• Koordinon dhe udhëzon kolegët për procesin e vlerësimit të rregullt të performancës së stafit, në përputhje me Rregulloret e brendshme;
• Ndihmon në zbatimin e detyrave tjera administrative të KCSF-së;

Kandidatët(et) e interesuar(a) duhet të kenë kualifikimet dhe kompetencat e mëposhtme:

• Diplomë e studimeve bazike (Bachelor) në drejtësi, ekonomi ose degë të ngjashme të ndërlidhura me pozitën, ose minimalisht 5 vite përvojë relevante në mungesë të shkollimit të lartë;
• Njohuri të avancuar të fushës së prokurimit dhe përvojë paraprake në menaxhimin e kontratave me furnitorë e konsulentë të jashtëm;
• Njohuri të avancuar të legjislacionit të nevojshëm për kryerjen e detyrave të pozitës, me theks në legjislacionin e punës;
• Përvojë në punë të administratës, me preferencë në organizata të shoqërisë civile;
• Aftësi për identifikim të problemeve dhe ofrim të zgjidhjeve;
• Aftësi të shkëlqyera të koordinimit, analitike dhe organizative;
• Aftësi të shkëlqyera në programet kompjuterike, sidomos Word dhe Excel;
• Gatishmëri për t’u avancuar profesionalisht, përfshirë në sisteme softuerike;
• Aftësi të mira të komunikimit në gjuhën shqipe dhe angleze, ndërsa aftësitë e njëjta në gjuhën serbe do të konsiderohen përparësi.

Përderisa kualifikimet e mësipërme janë obligative, preferohet që kandidatët(et) të kenë edhe:

• Certifikime profesionale në prokurim;
• Përvojë me punë në sisteme softuerike të prokurimit, administratës dhe/ose burimeve njerëzore;
• Leje të vozitjes – Kategoria B.

Dokumentet e nevojshme për aplikim janë:

• CV
• Letër motivimi

Dokumentet e lartshënuara duhet të dërgohen në e-mail adresën [email protected] deri më 27 maj 2022. Nё fazёn e parё tё aplikimit, nuk kёrkohet dёrgimi i asnjё informate apo dokumenti shtesё.

Siguria e të dhënave dhe parimet e privatësisë janë të rëndësishme për ne. Të dhënat tuaja do t’i trajtojmë me konfidencialitet të plotë.

KCSF synon që të angazhojë Zyrtarin (en) e e Administratës dhe Prokurimit, duke filluar prej muajit qershor ose korrik 2022. Ambienti, kushtet e punës dhe pagesa janë të shkëlqyeshme, ndërsa pagesa e saktë vendoset varësisht nga kandidati(ja) i/e përzgjedhur.

Vetëm kandidatët(et) e përzgjedhur(a) në listën e ngushtë do të kontaktohen. Varësisht nga cilësia e aplikacioneve dhe numri i kandidatëve(eve) të përzgjedhur(a) në listën e ngushtë, KCSF mund të kërkojë nga kandidatët(et) e listës së ngushtë t’i nënshtrohen testeve dhe/ose intervistave shtesë.
Në mungesë të aplikacioneve të përshtatshme, KCSF mban të drejtën që të mos përzgjedhë asnjë nga kandidatët(et) e paraqitur(a).

KCSF është organizatë e cila e vlerëson diversitetin brenda stafit, përkushtohet për mos-diskriminim dhe siguron trajtim të barabartë të të gjithë kandidatëve e kandidateve gjatë procedurës së rekrutimit, pa paragjykime, pavarësisht nga gjinia, raca, feja, mosha, përkatësia kombëtare, orientimi seksual, gjendja martesore, vendbanimi, nevojat e veçanta apo ngjyra.

---

Mogućnost Zapošljavanja: viši/a službenik/ca za Administraciju i Nabavke

Pozicija	Viši/a službenik/ca za administraciju i nabavke
Period zaposlenja (od – do)	Jun/jul 2022	Decembar  2023 (uz mogućnost produženja)

O KCSF-u
Kosovska Fondacija za Civilno Društvo (KCSF), je vodeća organizacija u podršci građanskim inicijativama na Kosovu od 1998. KCSF obezbeđuje finansiranje civilnog društva kroz napredne mehanizme i sisteme dodele grantova, izgrađuje kapacitete i znanje za sektor preko  KCSF Centra, kao i štiti i promoviše prostor za građanstvo i okruženje delovanja civilnog društva na Kosovu i šire, kroz istraživanje politika, zagovaranja i mobilizaciju sektora. KCSF veruje da jedno snažno civilno društvo sa stvarnim učešćem građana u svom radu je ključni element za sveobuhvatno, transparentno i odgovorno upravljanje koja doprinosi transformaciji Kosova u demokratsko društvo sa perspektivom evropskih integracija i naprednom društveno- ekonomskom stanju.

KCSF traži: Viši/a službenik/ca za administraciju i nabavke sa punim radnim vremenom.

O poziciji

Viši/a službenik/ca za administraciju i nabavke, u bliskoj saradnji sa Direktoricom Administracije i Finansija, biće odgovoran za vođenje glavnih administrativnih procesa KCSF-a koji se odnose na nabavku robe i usluga, kao i ugovore sa dobavljačima i konsultantima, obezbeđujući punu usklađenost sa svim internim procedurama KCSF-a, donatora i zakonodavstva na snazi. U tim zadacima, službenik će imati vodeću, nadzornu, koordinirajuću i primenljivu ulogu, u zavisnosti od specifičnih zadataka i procesa.

Takođe, viši/a službenik/ca za Administraciju i Nabavke će imati ulogu koordinacije i podrške u procesu angažovanja osoblja KCSF-a, pružajući administrativnu podršku komisijama za procenu, pomažući i kontinuirano usmeravajući upotrebu procesa, odgovarajućih obrazaca i procedura i njihovo pravilno arhiviranje, kao i komunikacijom sa podnosiocima zahteva. Službenik/ca će imati sličnu ulogu u procesu redovnog ocenjivanja učinka osoblja KCSF, pružajući administrativnu podršku nadređenima u ocenjivanju učinka njihovih podređenih.

Kao važan deo Odeljenja za Administraciju i Finansije, očekuje se da visoki/a službenik/a za administraciju i nabavke igra proaktivnu ulogu u kontinuiranom praćenju procesa, analizi i identifikaciji problema u svojim oblastima odgovornosti, praćenju trendova razvoja ovih procesa, i predlaganje preporuka za poboljšanje, kao i praćenje relevantnog zakonodavstva kako bi se osiguralo da je administrativni rad KCSF-a u potpunosti u skladu sa zakonskim obavezama i najboljom domaćom i međunarodnom praksom.

Službenik/ca za administraciju i nabavke će imati ove dužnosti i odgovornosti:

• Upravlja i sprovodi aktivnosti nabavke KCSF-a, u skladu sa Uredbom i procedurama nabavke, uključujući:
• redovnu koordinaciju i održavanje mesečnih planova nabavki,
• kontinuiranu analizu aktivnosti nabavke KCSF-a, identifikaciju ključnih pitanja, kao i poboljšanje i razvoj dokumenata, procesa i procedura nabavke KCSF-a,
• smernice i obuku osoblja,
• direktnu pomoć i nadzor u pripremi dosijea nabavke,
• opšte administrativne usluge za komisije za procenu nabavki,
• komunikacija sa dobavljača, od javnog objavljivanja do potpisivanja ugovora,
• proveravanje pravilnog sprovođenja procedura nabavke za sve nabavke i usluge KCSF-a,
• održavanje kompletne dokumentacije nabavke;

• Upravlja pripremom i nadzorom nad sprovođenjem ugovora o uslugama KCSF-a, u skladu sa internim propisima, važećim zakonodavstvom i najboljom praksom, uključujući:
  • redovno održavanje sistema ugovora za nabavke i usluge KCSF,
  • kontinuirana analiza procesa i usluga eksternih nabavki KCSF-a, identifikacija ključnih pitanja, kao i poboljšanje i razvoj dokumenata, procesa i procedura KCSF-a,
  • priprema ugovora za nabavke i usluge,
  • nadzor pravilnog sprovođenja proceduralnih aspekata ugovora KCSF-a, uključujući uslove plaćanja, rokove, dobavljače, itd.,
  • redovno održavanje profila dobavljača i izvođača KCSF-a;
• Pomaže u sprovođenju procedura regrutovanja osoblja KCSF-a, u skladu sa Uredbom i procedurama regrutovanja, uključujući:
  • redovno održavanje sistema za zapošljavanje osoblja KCSF-a,
  • kontinuirana analiza procesa regrutovanja novog osoblja KCSF-a, identifikacija ključnih pitanja, kao i poboljšanje i razvoj dokumenata, procesa i procedura zapošljavanja KCSF-a,
  • priprema standardne dokumentacije za slobodna radna mesta,
  • opšte smernice i direktna pomoć komisijama za procenu zapošljavanja,
  • komunikacija sa podnosiocem prijave, od javnog oglašavanja do potpisivanja ugovora o radu,
  • početne opšte prezentacije za novo osoblje,
  • održavanje kompletne dokumentacije procesa zapošljavanja;
• Prati razvoj relevantnog zakonodavstva na Kosovu za nabavku, rad i druga pitanja administracije i obezbeđuje pravilno tumačenje i uključivanje u dokumente i prakse KCSF-a;
• Prati razvojne trendove u relevantnim oblastima i predlaže rešenja za poboljšanje dokumenata, procedura i praksi KCSF-a;
• Koordinira i usmerava kolege u procesu redovne procene učinka zaposlenih, u skladu sa internim aktima;
• Pomaže u sprovođenju drugih administrativnih zadataka KCSF-a;

Zainteresovani kandidati treba da imaju sledeće kvalifikacije i kompetencije:

• Diplomu osnovnih studija (Bachelor) prava, ekonomije ili slična zanimanja, ili najmanje 5 godina relevantnog iskustva u odsustvu visokog obrazovanja;
• Napredna znanja iz oblasti nabavki i prethodno iskustvo u vođenju ugovora sa spoljnim dobavljačima i konsultantima;
• Napredno poznavanje zakonodavstva potrebnog za obavljanje dužnosti na radnom mestu, sa naglaskom na zakonodavstvo o radu;
• Iskustvo u administrativnom radu, poželjno u organizacijama civilnog društva;
• Sposobnost identifikovanja problema i pružanja rešenja;
• Odlične sposobnosti koordinacije, i te analitičke i organizacione;
• Odlično poznavanje računarskih programa, posebno Word i Excel;
• Spremnost za profesionalno napredovanje, uključujući i softverske sisteme;
• Dobre komunikacijske veštine na albanskom i engleskom jeziku, dok će se iste veštine srpskog jezika smatrati kao prednost.

Iako su gore navedene kvalifikacije obavezne, poželjno je da kandidati takođe imaju:

• Profesionalni sertifikati u nabavci;
• Iskustvo rada u softverskim sistemima nabavke, administraciji i/ili ljudskim resursima;
• Vozačka dozvola – B kategorija.

Potrebna dokumenta za podnošenje prijave su:

• CV
• Motivaciono pismo

Gore navedena dokumenta treba poslati na e-mail adresu [email protected] do 27. maja 2022. U prvoj fazi prijave nisu potrebne nikakve dodatne informacije ili dokumenti.

Bezbednost podataka i principi privatnosti su veoma važni za nas. Mi ćemo tretirati vaše podatke u najstrožem poverenju.

KCSF namerava da angažuje službenika (cu) za Administraciju i Nabavke, počev od juna ili jula 2022. godine. Okruženje, uslovi rada i plata su odlični, dok se tačna plata odlučuje u zavisnosti od izabranog kandidata/kandidatkinje.

Biće kontaktirani samo kandidati koji uđu u uži izbor. U zavisnosti od kvaliteta prijava i broja kandidata (kandidatkinja) koji/e su ušli/e u uži izbor, KCSF može zahtevati od kandidata(a) koji su ušli u uži izbor da prođu dodatne testove i/ili intervjue.

U nedostatku odgovarajućih prijava, KCSF zadržava pravo da ne izabere nijednog od prijavljenih kandidata.

KCSF je organizacija koja ceni raznolikost među zaposlenima, posvećena je nediskriminaciji i obezbeđuje jednak tretman svih kandidata tokom procesa zapošljavanja, bez predrasuda, bez obzira na pol, rasu, veru, godine, nacionalnost, seksualnu orijentaciju, bračni status, mesto stanovanja, posebne potrebe ili boje.