Fondi i Kosovës për Efiçiencë të Energjisë

Shpallje për vend të lirë pune

• Pozita: Menaxher i Zyrës
• Lokacioni: Prishtinë (Republika e Kosovës)
• Data e shpalljes së konkursit: 01.09.2020
• Data/ora e mbylljes: 30.09.2020, 16:00 (koha lokale)
• Lloji dhe kohëzgjatja e kontratës: Kontratë pune me orar të plotë për një periudhë të caktuar kohore (3 vjet) me mundësi vazhdimi
• Periudha provuese: 3 muaj

Kur pritet të fillojë marrëdhënia e punës: Brenda dy javësh pas nënshkrimit të kontratës së punës dhe jo më vonë se 01 .11.2020 (cilado datë të jetë e para)

A) Rrethanat organizative

Me miratimin e Ligjit Nr. 067L-079 për Efiçiencë të Energjisë (LEE), Fondi i Kosovës për Efiçiencë të Energjisë (FKEE) është themeluar si entitet i pavarur, autonom dhe i qëndrueshëm, në mbështetje të objektivave të politikës për Efiçiencë të Energjisë së Republikës së Kosovës, duke promovuar, mbështetur dhe zbatuar masat e efiçiencës së energjisë, si dhe duke tërhequr dhe menaxhuar burimet financiare në mënyrë që të financojë dhe zbatojë projekte investimesh në fushën e Efiçiencës së Energjisë në një mënyrë të qëndrueshme.

Menaxheri i Zyrës emërohet nga Drejtori Menaxhues i FKEE për një mandat zyre që nuk i kalon tre (3) vjet, me një mundësi të riemërimit. Ai, ajo raporton te Drejtori Menaxhues i FKEE.

B) Roli dhe përgjegjësitë kryesore

Nën mbikëqyrjen e Drejtorit Menaxhues, Menaxheri i Zyrës është përgjegjës për ekzekutimin me cilësi të lartë dhe të koordinuar të detyrave ) aktiviteteve të besuara atij , saj nga Drejtori Menaxhues dhe shpërndarjen e rezultateve që kanë të bëjnë me këto detyra ) aktivitete në kohë. Menaxheri i Zyrës është përgjegjës për përkthimin e njohurive dhe përvojave në fushën e administratës dhe menaxhimit të zyrës në FKEE në përputhje me standardet, normat e vlefshme dhe praktikat më të mira ndërkombëtare.

C) Detyrat dhe funksionet specifike si dhe rezultatet e pritshme kryesore

Menaxheri i Zyrës është përgjegjës për sa vijon:

• Menaxhimi, administrimi dhe zhvillimi i regjistrave dhe bazave të të dhënave të FKEE
• Regjistrimi i të gjitha dokumenteve për çështje të reja dhe të vazhdueshme dhe menaxhimi
  i arkivave
• Trajtimi i postës hyrëse, dalëse dhe shërbimeve të ndërlidhësve
• Planifikimi dhe zbatimi i detyrave dhe aktiviteteve që i janë besuar Zyrës Kryesore nga
  rregulloret e brendshme të FKEE, në veçanti, rregullorja për procedurat administrative të
  FKEE
• Zhvillimi i politikës së sigurisë së informacionit
• Zhvillimi dhe zbatimi i procedurave të punës, siç janë të zbatueshme për menaxhimin e
  dokumenteve delikate
• Regjistrimi, menaxhimi dhe arkivimi i dokumenteve hyrëse, vetanake dhe dalëse
• Menaxhimi i raportimit të stafit tek ai 4 ajo, planifikimi i aktiviteteve, koordinimi i punës dhe rezultatet, duke përfshirë sigurimin e kontrollit të cilësisë me drejtuesit e tjerë të njësive të brendshme organizative të FKEE.

Ai ) ajo gjithashtu është përgjegjës për sa vijon:

• Shërbimet e ndihmës administrative, kryesisht drejtorit menaxhues dhe tre (3) shefave të njësive të tjera organizative të brendshme (Këshilltari i Përgjithshëm dhe dy (2) drejtorët e sektorit)
• Sigurimi i informacionit të përgjithshëm në lidhje me aktivitetet e FKEE për publikun e gjerë që thërret panelin e FKEE
• Ofron mbështetje sekretarie për Bordin e Drejtorëve të FKEE siç kërkohet (harton procesverbalet e takimeve)
• Përgatit përgjigjet për komentet në Librin e Komenteve (mujore) dhe të raportit vjetor për Drejtorin Menaxhues për të njejten temë
• Menaxhimi i të gjitha veprimtarive standarde të zyrës në një mënyrë të pavarur, në veçanti
• Marrja e thirrjeve telefonike hyrëse, devijimi, dhënia e informacionit adekuat ditor dhe të përgjithshëm të FKEE, menaxhim me vetëbesim i thirrjeve të tilla në anglisht dhe gjuhë lokale
• Pranimi dhe marrja me vizitorët e zyrave
• Planifikimi, furnizimi dhe dërgimi i materialeve harxhuese të zyrës për stafin e FKEE
• Zhvillimi dhe mirëmbajtja e sistemit gjithëpërfshirës të fajllimit (nga personi, subjekti, detyra, veprimtaria, i adresuari etj.)
• Vendosja dhe organizimi i takimeve dhe ngjarjeve të tjera të FKEE, nëse është e nevojshme, mbajtja shënime e takimeve të tilla
• Menaxhimi i parave të gatshme ditore, planifikimi dhe monitorimi i kostove të zyrës dhe raportimi i rregullt (mujor) i shpenzimeve te Drejtori Menaxhues
• Çështje të tjera organizative dhe logjistike
• Zhvillimii bazës së të dhënave me informata të organizatave dhe personave kontaktues bashkëpunues me FKEE
• Ndihma administrative në takimet dhe ngjarjet e FKEE
• Renditjen e detajeve ) organizimin e shërbimeve të transportit për stafin e FKEE, kopjimin dhe shërbimet e përkthimit siç kërkohet
• Detyra të tjera të caktuara nga Drejtori Menaxhues (p.sh. ndihmë në përgatitjen e prezantimeve, shënimeve, komunikimit me shtypin, mediat publike, punë reklamuese, kërkime përmes Internetit, etj.).

D) Kualifikimet, përvoja dhe aftësitë gjuhësore

• Ka përvojë profesionale në Administrim Biznesi ose ekuivalent (p.sh. bibliotekist, arkivist dhe të ngjashme) me nivelin e arritur të arsimit që korrespondon me nivelin VI 4 1 në Shtojcën 6 të rregullores për shpërblimin e personelit të FKEE (programi i arsimit të lartë, programi më i lartë profesional, për kandidatët e diplomuar jashtë Kosovës, duhet të sigurohet prova e njohjes së diplomës në Kosovë
• Pesë (5) vjet përvojë pune të përgjithshme profesionale, nga të cilat të paktën tre (3) vjet në detyra ) aktivitete relevante, mundësisht si menaxher i zyrave
• Njohuri të shkëlqyeshme për të paktën një nga gjuhët zyrtare në Kosovë dhe gjuhën angleze
• Posedimii shkathtësisë informatike në Aplikacionet MS (VVord, Excel, PovverPoint, etj.)
• Nuk është dënuar me aktgjykim të formës së prerë për një vepër penale për të cilën dënimi maksimal tejkalon gjashtë (6) muaj burgim dhe dënimi nuk është i kushtëzuar, (evidencat nuk duhet të jenë më të vjetra se data e shpalljes së vendeve të punës të kësaj njoftimi për vendet e lira të punës).

E) Shpërblimi

Shpërblimi bëhet sipas pakos konkurruese në përputhje me Rregulloren e Brendshme për
Shpërblimin e Personelit të FKEE (R-OBPSh).

Përmbajtja e dokumenteve të aplikimit

Dokumentet e aplikimit duhet të përmbajnë së paku:

• CV-në e hollësishme të aplikuesit
• Kopje të diplomës (diplomave) për studimet e mbaruara universitare, përfshirë dëshminë e njohjes së diplomës (nëse aplikohet)
• Kopje të dëshmisë se nuk ka qenë i dënuar (shiko kushtet e hollësishme në Seksionin D më lart)
• Letrën e motivimit përfshirë vizionin e aplikuesit për punën e Menaxherit të Zyrës gjatë kohës së mandatit (jo më shumë se 5 (pesë) faqe).
• Kopjet e çfarëdo dëshmie që tregon për kualifikimet, përvojën dhe aftësitë gjuhësore të aplikuesve janë të nevojshme.

Dokumentet e aplikimit mund të përgatiten në secilën prej tre (3) gjuhëve: shqip, serbisht ose anglisht.

Dorëzimi i aplikacioneve

Aplikimet, përfshirë të gjitha dokumentet e kërkuara, dërgohen në [email protected] deri më
30 Shtator 2020, ora 16.00.

Aplikacionet që nuk i kanë të gjitha dokumentet e parapara (1-5 më lart) nuk do të merren
parasysh.