Prishtinë 10.03.2023

Ref. No. RfQ 01-03/23

Lënda: Marrëveshja kornizë me shumë kontraktorë – Kërkesë për Kuotim: Akomodimi dhe shërbime për sallat e konferencaveMbi Programin e Bashkimit Evropian për Sektorin e Drejtësisë në Kosovë

“Programi i Bashkimit Evropian për Sektorin e Drejtësisë në Kosovë” është projekt i financuar nga BE-ja që implementohet nga konsorciumi i përbërë nga Fondacioni Gjerman për Bashkëpunim Juridik Ndërkombëtar (IRZ), Qendra Holandeze për Bashkëpunim Juridik Ndërkombëtar (CILC) dhe Ministria e Drejtësisë dhe  Administratës Publike e Kroacisë. Projekti synon të mbështesë reformat e sektorit të drejtësisë në Kosovë,  në përputhje me standardet evropiane dhe ndërkombëtare.

Programi i Bashkimit Evropian për Sektorin e Drejtësisë në Kosovë fton ofertuesit e kulaifikuar dhe ofruesit e shërbimit në industrinë e hotelerisë që të konsiderohen për marrëveshje kornizë me shume kontraktorë. Hollësitë e kuotimit për akomodim dhe shërbime që lidhen me konferencat siç janë specifikuar në Shtojcën 1 – Specifikacionet teknike

Qëllimi i detyrës është që në mënyrë konkurruese të bëhet identifikimi i ofruesve të shërbimeve, me të cilët mund të lidhet një marrëveshje kornizë për ofrimin e shërbimit të akomodimit dhe përdorimin e sallave të konferencave në gjithë Kosovën, duke përjashtuar regjionin e Prishtinës.

Autoriteti kontraktor do të krijojë një Marrëveshje Kornizë me shumë kontraktorë, me një minimum pre 3 dhe maksimum 5 ofruesve të shërbimeve.  

Për tu kualifikuar për ofertim, kërkohen dokumentet në vijim:

• Certifikata e Numrit Unik të Identifikimit të Biznesit
• Certifikata për TVSH-në, nëse është e aplikueshme .

Në rast se oferta juaj zgjidhet, synohet të lidhet një Marrëveshje Kornizë deri më 31 Janar 2024 me mundësi zgjatjeje deri në 2 herë (1 herë për 6 muaj) në rast se projekti vazhdohet. Kontrata pritet të fillojë më 06.06.2023. Vëllimi i parashikuar: Është planifikuar të zhvillohen përafërsisht 20 ngjarje (dy ditore) me një mesatare prej 30 pjesëmarrës për çdo ngjarje me një qëndrim të përfshirë një natë.

Nëse kompania juaj përzgjidhet për kontraktim, do të kërkohet nga ju që brenda tre ditëve të punës pas kërkesës, t’i dorëzoni dokumentet e mëposhtme:

• Vërtetimin Tatimor, si dëshmi që kompania juaj nuk ka obligime tatimore të pashlyera.

Nëse ofertuesit kanë borxhe ndaj ATK-së, por kanë marrëveshje me ATK-në për pagesën e këtyre borxheve me këste dhe pagesat janë kryer sipas marrëveshjes së tillë, ofertuesi do të konsiderohet i kualifikuar për këtë procedurë të prokurimit.

Më tej, duke dorëzuar një ofertë, kompania juaj pohon se nuk gjendet në asnjërën nga situatat e mëposhtme:

• është e falimentuar, i nënshtrohet procedurave të falimentimit ose mbylljes, pasuritë e saj administrohen nga një likuidues ose nga një gjykatë, është në marrëveshje me kreditorët, aktivitetet e biznesit janë pezulluar ose gjendet në ndonjë situatë analoge që rrjedh nga një procedurë e ngjashme e parashikuar me ligjin e Bashkimit ose atë vendor;
• kompania është fajtore për shkelje të rënda profesionale duke shkelur ligjet ose rregulloret në fuqi ose standardet etike të profesionit të cilit i përket kompania, ose duke u përfshirë në ndonjë sjellje të gabuar që ka ndikim në besueshmërinë e saj profesionale, kur një sjellje e tillë tregon qëllim të gabuar ose neglizhence të madhe;
• kompania është fajtore për mashtrim / korrupsion/ sjellje në lidhje me një organizatë kriminale / pastrim parash ose financim terrorizmi / vepra terroriste ose vepra të lidhura me aktivitete terroriste / detyron fëmijë të punojnë ose vepra të tjera në lidhje me trafikimin e qenieve njerëzore.
• ka shfaqur mangësi të konsiderueshme në përmbushjen e detyrimeve kryesore në përmbushjen e një kontrate ose një marrëveshjeje të financuar nga buxheti i Bashkimit, gjë që ka çuar në përfundimin e parakohshëm të saj ose në aplikimin e dëmeve të likuiduara ose ndëshkimeve të tjera kontraktuale, ose që është zbuluar pas kontrolleve, auditimeve ose hetimeve nga një autoritet kontraktues, Zyra Evropiane Kundër Mashtrimit (OLAF) ose Gjykata e Auditorëve;
• kompania ka krijuar një entitet nën një tjetër juridiksion, me qëllim të anashkalimit të detyrimeve fiskale, sociale ose çdo detyrim tjetër ligjor në juridiksionin e zyrës së saj të regjistruar, administratës qendrore ose vendit kryesor të biznesit.

JU LUTEM, KENI PARASYSH SE KY NUK ËSHTË URDHËRBLERJE

KRITERET PËR PËRZGJEDHJE

Çmimi 50 % – 50 pikë për çmimin më të ulët, të gjitha ofertat e tjera të çmimeve do të marrin pikë në raport me çmimin më të ulët. Cilësia e ofertës 50%: Të gjitha kategoritë e tjera do të marrin maksimumi 10 pikë në tabelën e listuar më poshtë. 10 pikë për cilësi shumë të lartë, 8 pikë për cilësi të lartë, 6 pikë për cilësi të mirë, 4 pikë për cilësi mesatare, 2 pikë për cilësi të ulët dhe 0 pikë për cilësi shumë të ulët).
Çmimi i propozuar nga Ofertuesi duhet të përfshijë TVSH-në (nëse është e aplikueshme), por ju lutem, për informimin tuaj, Programi i Bashkimit Evropian për Sektorin e Drejtësisë në Kosovë si projekt i financuar nga BE-ja, është i përjashtuar nga pagesa e TVSH-së sipas nën-paragrafit 2.1 të nenit 30 të ligjit nr.05/L. -037 për TVSH-në dhe në bazë të nën-paragrafit 3.1 të nenit 33 të ligjit nr.05/L-037 për TVSH-në.

Kërkesat për informacione shtesë ose sqarime duhet të drejtohen vetëm me shkrim, në adresat e mëposhtme të emailit: [email protected] cc: [email protected] [email protected] [email protected] më se largu deri të hënën, 27 Mars, 2023.

Data / koha e mbylljes

Ofertat duhet të dorëzohen në format pdf tek kontaktet e mësipërme, me temën: Akomodimi dhe shërbimet e lidhura me konferencën, më së voni deri të premten, 31 Mars, 2023, ora 16:00.

Vlefshmëria e ofertës duhet të jetë së paku 60 ditë pas dorëzimit të ofertës.

INFORMACION I RËNDËSISHËM LIDHUR ME DHËNIEN E KONTRATAVE SPECIFIKE SIPAS MARRËVESHJES kornizë

Marrëveshja Kornizë jodetyruese do të lidhet me minimum 3 (tre) dhe maksimum 5 (pesë) ofertuesit e renditur më të lartë në mënyrë që t’i përfshijë ata në grupin e ofruesve të shërbimeve për projektin. Përfundimi i një Marrëveshje Kornizë nuk është një garanci për një renditje minimale të shërbimeve. Marrëveshja Kuadër përbën bazën për porositë individuale të bëra nga projekti me Kontraktorin. Në këtë drejtim, porositë individuale do të vendosen në rendin e tre ofruesve më të suksesshëm që rezultojnë nga informacioni i tenderit. Nëse ofruesi më i suksesshëm nuk është i disponueshëm, ofruesi i radhës i renditur nga grupi do të kontaktohet për të ofruar shërbimin e tyre dhe do të bëhet porosia individuale.  

Programi i Bashkimit Evropian për Sektorin e Drejtësisë në Kosovë rezervon të drejtën për dhënie të kontratës pa diskutim (negocim),  bazuar në propozimet fillestare.

---

Prishtinë 10.03.2023

Ref. No. RfQ 01-03/23

Subject: Multi-Contractor Framework Agreement – Request for quotation: Accomodation and conference-related services  

About European Union Kosovo Justice Sector Programme

“European Union/Kosovo Justice Sector Programme” is an EU-funded project implemented by a consortium consisting of the German Foundation for International Legal Cooperation (IRZ), Centre for International Legal Cooperation (CILC), and the Ministry of Justice and Public Administration of Croatia. The project seeks to support the reforms of the Kosovar justice sector in line with European and international standards.

European Union/ Kosovo Justice Sector Programme invites qualified suppliers and services providers in the hotel industry to be considered for Multi-Contractor Framework Agreements. Details of  the quotation for Accommodation and Conference-related services  are specified in Appendix 1 – Technical Specifications

The purpose of the assignment is to competitively identify service providers who can enter into a Framework agreement for provision of accommodation and conference facilities Kosovo wide, excluding the Prishtina region.

The contracting authority will establish a multi-provider Framework Agreement with a minimum of 3 (three) and maximum of 5 (five) service providers.

To be eligible to bid, the following documents are required:

• Business Unique Identification Number Certificate.
• VAT Certificate, if applicable.

In case your offer is selected, it is intended to enter into a Framework Agreement until 31 January 2024 with the possibility to extend up to 2 times (1 time for 6 months) in case the project is extended. The contract is expected to start on 01.05.2023. Estimated order volume: It is planned to conduct approximately 20 (two-day) events with an average of 30 participants per event with one overnight stay included.

In case your offer is selected you will be required to submit the following document, within three working days upon request:

• Tax Certificate, as proof that your company has no outstanding tax obligations.

If the bidders have debts towards KTA and respective agreement with KTA  for payment of those debts in installments, whereas the payments are executed according to such agreement, the bidder will be considered eligible in this procurement procedure.

Furthermore by submitting an offer your company gives a consent that it is not in one of the following situations:

• it is bankrupt, it is subject to insolvency or winding-up procedures, its assets are being administered by a liquidator or by a court, it is in an arrangement with creditors, its business activities are suspended or it is in any analogous situation arising from a similar procedure provided for under Union or national law.
• the company is guilty of grave professional misconduct by having violated applicable laws or regulations or ethical standards of the profession to which the company belongs, or by having engaged in any wrongful conduct which has an impact on its professional credibility where such conduct denotes wrongful intent or gross negligence;
• the company is guilty of the fraud / corruption / conduct related to a criminal organization / money laundering or terrorist financing / terrorist offences or offences linked to terrorist activities/ child labour or other offences concerning trafficking in human beings.
• it has shown significant deficiencies in complying with the main obligations in the performance of a contract or an agreement financed by the Union’s budget, which has led to its early termination or to the application of liquidated damages or other contractual penalties, or which has been discovered following checks, audits or investigations by a contracting authority, the European Anti-Fraud Office (OLAF) or the Court of Auditors;
• the company has created an entity under a different jurisdiction with the intent to circumvent fiscal, social or any other legal obligations in the jurisdiction of its registered office, central administration, or principal place of business.

PLEASE NOTE THAT THIS IS NOT A PURCHASE ORDER

Award Criteria

Price 50 %: 50 points for the lowest price, all other price offers will receive points in proportion to the lowest price. Quality of the offer 50%: a maximum of 10 points is awarded for each category listed in the table below. 10 points for very high quality, 8 points for high quality, 6 points for good quality, 4 points for medium quality, 2 points for low quality and 0 points for very low quality).

The Offeror’s proposed price should include the VAT (if applicable), but please be informed that the European Union Kosovo Justice Sector Programme as an EU funded project, is exempted from paying VAT according to subparagraph 2.1 of Article 30 of Law No.05/L-037 on VAT and pursuant on sub-paragraph 3.1 of Article 33 of Law No.05/L-037 on VAT.  

Request for additional information or clarifications are to be directed in written only, to the following email addresses: [email protected] cc: [email protected] [email protected] [email protected] at latest until Monday, 27^th March, 2023.

Date/time of closure

Offers should be submitted in pdf format to the contacts above, with the subject line: Accommodation and conference-related services, at latest by Friday, 31^st March, 2023, at 16:00.

Offer validity should be at least 60 days after submission of the offer.

Important information regarding the Award of the specific contracts under the framework agreement

The non-binding Framework Agreement will be concluded with a minimum of 3 (three) and a maximum of 5 (five) highest ranked bidders in order to include them in a pool of service providers for the project. The conclusion of a Framework Agreement is not a guarantee of a minimum order of services. The Framework Agreement forms the basis for individual orders placed by the project with the Contractor. In this respect, individual orders will be placed in the order of the three, respectively five most successful providers resulting from the information of the tender. If the most successful provider is not available, the next ranked provider from the pool will be asked for their availability and the individual order will be placed.

European Union Kosovo Justice Sector Programme reserves the right to award the contract without discussion (negotiation) based upon the initial proposals.