Pozita: Asistent/e Ekzekutiv/e
Vendi i punës: Ambasada e Republikës së Kosovës në OSLO
Kohëzgjatja e kontratës: Një vit (me mundësi vazhdimi) me një periudhë provuese prej 3 muajsh
Data e aplikimit: (13.10.2020 – 28.10.2020)

Detyrat dhe Përgjegjësitë

Nën mbikëqyrjen dhe përgjegjësin e Shefit të misionit, kryen detyrat dhe përgjegjësit si më poshtë:

Shërben si sekretar/e ose asistent/e i Shefit të Misionit, por edhe mund të ofrojë mbështetje administrative për zyrtarët e tjerë të misionit. Ai/ajo mund të ngarkohet me funksionet e zyrtarit të protokollit si ndërlidhje të përditshme me Zyrën e Protokollit të shtetit pranues dhe autoritetet e tjera vendore. Ushtruesi i kësaj pozite duhet jetë në gjendje që të kryej një morri të funksioneve me qëllim të menaxhimit të zyrës:

• Ofrimi i shërbimeve të telefonit dhe recepcionit;
• Mbajtja e kalendarit zyrtar të Shefit të Misionit ose zyrtarit kryesor të Ambasadës/Konsullatës;
• Mbajtja e evidencave për pushim dhe për paraqitje në punë, dosjet e personelit të misionit, të dhënat për menaxhimin financiar, të dhënat dhe llogaritjet e tjera për pagat shtesë dhe gostitje, si dhe dosjet themelore (politike, ekonomike, të tjera) të misionit;
• Procesimi i korrespondencës së  të hyrave dhe shpenzimeve, hartimi i korrespondencës së thjeshtë dhe joteknike, si dhe hartimi i shkresave rutinore;
• Përgatitja e ftesave dhe mirëmbajtja e dosjeve protokollare të misionit, listës së mysafirëve, korrespondenca me Zyrën e Protokollit të shtetit pranues dhe misionet e tjera diplomatike ose konsullore, si dhe të dhënat që kanë të bëjnë me ngjarjet dhe gostitë zyrtare.
• Kryerja e përpunimit të fjalëve në kompjuter, transkriptimi, fotokopje, përgatitja e dokumenteve dhe funksioneve përkatëse.
• Aranzhimet e takimeve, ngjarjeve sociale, vizitat e delegacioneve dhe vizitorët e tjerë zyrtarë, si dhe udhëtimet zyrtare; mbajtja e kontakteve me ofruesit e shërbimeve për të mbështetur vizitat zyrtare dhe aktivitetet e misionit.

Kriteret dhe kushtet e nevojshme

• Të ketë diplomën universitare;
• Te jetë shtetas/e e Republikës së Kosovës (me qëndrim të rregulluar në shtetin pranues), shtetas/e i/e shtetit pranues apo shtetas/e  i/e vendit të tretë;
• Të ketë njohuri të gjuhës angleze apo njohuri të gjuhës zyrtare të shtetit pranues;
• Aftësia e dëshmuar për sistemimin dhe mirëmbajtjen e dokumentacionit, përcaktimin e zgjidhjeve të duhura;
• Të ketë shkathtësi të dëshmuara dhe efektive të komunikimit me shkrim dhe me gojë në gjuhën angleze apo në gjuhën e shtetit pranues;
• Njohuri në aspektin e ofrimit të shërbimeve diplomatike / konsullore;
• Të ketë shkathtësi të shkëlqyeshme të vet-organizimit, të jetë në gjendje për punë efektive në një ambient nën presion;
• Të ketë 3 vjet përvojë  relevante të punës

Kandidatët të cilët aplikojnë duhet ti plotësojnë këto kushte. 

• CV-në;
• Kopjen e letërnjoftimit;
• Kopjet e kualifikimit-diplomës;
• Dy referenca të punës dhe një letër motivuese;
• Çertifikatën nga mjeku për gjendjen shëndetësore (nëse lejohet nga shteti pranues);
• Çertifikatën se nuk janë nën hetime nga autoritetet e shtetit pranues (nëse lejohet nga shteti pranues);
• Dokumentet dorëzohen në Ambasadë, ose përmes postës në adresën Colbjornsens gate 4, 0256 Oslo ose në adresën elektronike [email protected]

Dokumentet i dërgoni fotokopje sepse të njëjtat nuk kthehen.

Dokumentet duhet të jenë në gjuhën shqipe ose gjuhën angleze. Në rast se dokumentet origjinale janë në gjuhën Norvegjeze, atëherë duhet të ja bashkëngjitni në gjuhën shqipe ose angleze përkthimin zyrtarë nga organet kompetente.

⇒ Shpallja e plotë.